• De archiefruimte en het nieuwe werken
29 oktober 2010
29 okt 2010

Voor veel organisaties lijkt het nieuwe werken een oplossing voor veel vragen. Besparing op kantoorruimte, standaardisatie, flexibilisering van de arbeidsmarkt zijn aspecten die daarbij een rol spelen. Bij de implementatie van het nieuwe werken ontstaan echter ook nieuwe vragen. In dit artikel wordt een aantal handvatten aangereikt op welke wijze de archieffunctie een plaats kan krijgen in relatie tot het nieuwe werken. Dit wordt gedaan aan de hand van documentlevenscyclus. Dit model maakt inzichtelijk dat voor de verschillende fasen van deze levenscyclus de wijze waarop met documenten kan worden omgegaan ook kan variëren, zonder daarbij een centraal beleid en centrale informatievoorziening tekort te doen.

De archiefruimte en het nieuwe werken

Voor veel organisaties lijkt het nieuwe werken een oplossing voor veel vragen. Besparing op kantoorruimte, standaardisatie, flexibilisering van de arbeidsmarkt zijn aspecten die daarbij een rol spelen. Bij de implementatie van het nieuwe werken ontstaan echter ook nieuwe vragen. In dit artikel wordt een aantal handvatten aangereikt op welke wijze de archieffunctie een plaats kan krijgen in relatie tot het nieuwe werken. Dit wordt gedaan aan de hand van documentlevenscyclus. Dit model maakt inzichtelijk dat voor de verschillende fasen van deze levenscyclus de wijze waarop met documenten kan worden omgegaan ook kan variëren, zonder daarbij een centraal beleid en centrale informatievoorziening tekort te doen.

Het nieuwe werken wordt vaak vanuit facilitair oogpunt geïnitieerd. Zuiver vanuit de faciliteiten gezien is dit ook logisch. Immers: standaardisatie op de werkplek, minder werkplekken en minder kantoorruimte zijn allemaal factoren die kostenbesparend werken, hetgeen broodnodig is in deze tijd. Dat er op het gebied van documentlogistiek en –beheer ook behoorlijke wijzigingen mee gepaard gaan, daar wordt nogal eens licht over gedacht of het wordt wellicht helemaal vergeten. In dit artikel willen wij facilitair managers helpen om ook dit aspect van het nieuwe werken voldoende te belicht te krijgen, waardoor de kans op succes verder zal toenemen. Uitgangspunt van het nieuwe werken is dat medewerkers minder plaats- en tijdgebonden hun werkzaamheden kunnen uitvoeren. Thuiswerken maakt daar integraal onderdeel van uit. Om dit te bereiken is het noodzakelijk dat de informatie en documenten die medewerkers voor hun werkzaamheden nodig hebben overal beschikbaar zijn. Dat daarbij volledige digitalisering als eerste optie wordt genoemd is logisch. Het is echter ook een zeer vergaande en kostbare stap. Dat voor het nieuwe werken de informatie digitaal beschikbaar moet zijn is evident. Als je echter kijkt naar de soorten informatie en de plaats waarin deze informatie zich bevindt in de zogenaamde documentlevenscyclus zijn andere, zeer praktische en kosteneffectieve oplossingen heel goed denkbaar. Het uitgangspunt is dat daarbij wordt gekeken naar de plaats van het document in de documentlevenscyclus.

Levenscyclus
Elk document doorloopt in zijn gehele leven een aantal fasen. Deze kunnen worden weergeven in de levenscyclus van het document. Op dit moment worden circa 99% van alle documenten digitaal gecreëerd. Steeds minder, maar nog wel heel regelmatig worden deze digitale versies omgezet naar een papieren versie op het moment dat een document een definitieve of officiële status krijgt. De verticale lijn in het diagram vertegenwoordigt dit moment. Afhankelijk van het stadium waarin de documenten zich bevinden worden andere eisen gesteld aan de beschikbaarheid en de toegankelijkheid. In het begin van de levenscyclus, de dynamische fase, worden documenten vaak dagelijks geraadpleegd. Snelle beschikbaarheid is in dit stadium een vereiste. Voor hoogdynamische documenten en documenten die nieuw gecreëerd worden geniet daarom de digitale variant de absolute voorkeur. Het is wel zeer aan te bevelen documenten te beheren in een document managementsysteem. Daarmee worden documenten bekend gemaakt, wordt versiebeheer bijgehouden en kunnen documenten in- en uitgecheckt worden zodat de locatie en de eigenaar van dat moment van het document op elk moment is te volgen. Na de dynamische fase komt een periode dat een document in zijn definitieve vorm nog minder geraadpleegd zal worden. Dit kunnen bijvoorbeeld lopende contracten zijn. Als je het hebt over semi-statische documenten zul je je moeten afvragen wat de raadpleegfrequentie van deze documentsoorten nog is. In veel gevallen zal slechts een klein percentage van deze informatie nog opgevraagd worden. Vooral bij de overgang naar het digitale werken zullen er nog veel papieren documenten en archieven zijn die zich in de semi-statische fase bevinden. Dit zijn meestal documenten waar medewerkers zich persoonlijk verantwoordelijk voor voelen en die dikwijls in de vertrouwde kast op de werkplek zijn opgeborgen.

Weerstand
Op het gebied van deze documenten zit vaak ook de meeste weerstand wanneer een transitie naar het nieuwe werken plaatsvindt. Volledige digitalisering van deze documenten is kostbaar. In veel gevallen ontbreekt indexering en dus is het lastig om de plaats te bepalen in het document managementsysteem. In combinatie met de lage opvraagfrequentie is digitalisering op documentniveau kostbaar en zeer tijdrovend. Een hybride oplossing waarin digitalisering en traditioneel archief hand in hand gaan is de scan-on-demand oplossing. Op één niveau hoger dan het documentniveau, oftewel het niveau van de ordner, de gemeentearchiefdoos of de dossieromslag wordt deze informatie kenbaar gemaakt en fysiek opgeslagen. Gezien de semi-statische aard is het zo dat deze documenten bijna nooit binnen enkele seconden inzichtelijk dienen te zijn. Met externe opslag bij een professioneel bedrijf op het gebied van documentlogistiek, in combinatie met scan-on-demand heeft u gegarandeerd binnen afgesproken servicelevels van enkele uren tot minder dan 1 uur uw documenten digitaal beschikbaar. Door het aanbrengen van een goede index kunt u binnen enkele seconden weten dat het document er is en waar het zich bevindt. Binnen enkele uren is het document ook op uw digitale bureaublad inzichtelijk. Kostenintensieve digitaliseringtrajecten worden hiermee voorkomen en alleen documenten die daadwerkelijk nodig zijn, worden digitaal gemaakt. Deze trajecten kunnen per documenttype en per afdeling uitgewerkt en vastgesteld worden. Op deze wijze bouw je een digitaal archief met zaken die echt nodig zijn. En voor zaken die niet meer nodig zijn is er een passende kosteneffectieve oplossing voor de resterende bewaartermijn. In de statische fase spreek je vaak over archief. De opvraagfrequentie is zeer laag. Documenten worden nauwelijks meer opgevraagd, maar dienen wel degelijk nog vanwege wettelijke maatregelen of vanwege bewijsvoering voor langere tijd bewaard te worden. Deze bewaarplicht stelt weer andere eisen aan de toegankelijkheid en betrouwbaarheid. In deze fase moet je er voor zorgen dat documenten niet beschadigen of zoekraken en over langere tijd weer eenvoudig vindbaar zijn. Deze documenten zijn vaak al afgestoten naar het archief en afhankelijk van de kwaliteit van de index van het archief zijn de stukken slechter of beter terugvindbaar. Indien een index ontbreekt is het zeker aan te raden deze te maken. De index is immers de sleutel tot het archief. Voor het archief is de scan-on-demand-oplossing ook de meest geschikte oplossing voor ‘het nieuwe werken’. Op verzoek worden documenten digitaal gemaakt en opgeslagen in het document managementsysteem. Eenmaal digitaal, altijd digitaal. Heeft uw bedrijf een rijke historie of spelen er in uw organisatie zaken die van maatschappelijk-historisch belang zouden kunnen zijn, dan dient u zeker ook rekening te houden met de eventuele historische fase van uw documenten. Daarbij is het zo dat papier, mits zorgvuldig opgeslagen en verpakt, op dit moment nog veruit de meest betrouwbare informatiedrager is voor de hele lange termijn. Dan spreek ik over tientallen tot honderden jaren. Voor de beleving van historische documenten is ook het fysieke stuk veel aantrekkelijker. Bij het ‘onvermijdelijke’ opruimen van uw documenten bij de overgang naar het nieuwe werken dient u dus al vast rekening te houden met de op termijn historische documenten.

Tot slot
De levenscyclus van het document geeft vaak helder inzicht in de vraagstukken die leven als er gedachten uitgaan naar het nieuwe werken. Alle papieren documenten digitaal maken is een hels karwei en is zeer kostbaar. Een hybride situatie is zeer goed denkbaar en werkbaar. Echter op het gebied van documentbeheer zullen voor zowel digitale als papieren documenten professionele oplossingen bedacht moeten worden. Met een hybride situatie is een big bangscenario niet nodig en geef je ook ruimte aan de organisatie om te groeien naar het nieuwe werken. Het nieuwe werken vergt namelijk ook een behoorlijke cultuuromslag en heeft invloed op werkzaamheden van zowel de uitvoerende medewerkers als management.



Coenen Concept bouwt tandartspraktijk in Veldhoven

‘Interieur draagt bij aan optimale dienstverlening 5504 Mondzorg’

‘Niets is onmogelijk’. Dat is het motto van Lars van Breukelen.

Mkb’ers ontdek het internationaal talent in de regio!

What about the spouses?

Eindhoven gloeit nog na van twee prachtige, drukbezochte evenementen: DDW en Glow. De regio leeft en bruist, bloeit en groeit, onderneemt en innoveert en de toekomst lacht ons tegemoet.

Wim van Wessel maakt Wesco toekomstbestendig

Eigenwijze visie en werkwijze werpen vruchten af in schoonmaakbranche

De schoonmaakbranche is volop in beweging.

De duidelijke meerwaarde van Ergon-medewerkers

‘Ik zou willen dat ik er meer kon aannemen’

Bij het horen van de naam Ergon, denken veel mensen al snel aan de schoffelaars in de gemeenteplantsoenen.

Meten is weten

Nul40 on- en offline mediabureau in Eindhoven

‘Onze klanten hebben altijd rechtstreeks contact met senior adviseurs’