• Fleet management: van selectie leveranciers tot contractvorming
02 april 2009
02 apr 2009

Fleet management is een relatief nieuwe tak van sport voor menig facilitair manager. Hij of zij wordt in toenemende mate verantwoordelijk voor fleet management, ofwel wagenparkbeheer, variërend van de contractonderhandelingen met de leasemaatschappij, het laten controleren van de leasefacturen tot bijvoorbeeld het toetsen en ondertekenen van de leasecontracten.

Fleet management: van selectie leveranciers tot contractvorming

Fleet management is een relatief nieuwe tak van sport voor menig facilitair manager. Hij of zij wordt in toenemende mate verantwoordelijk voor fleet management, ofwel wagenparkbeheer, variërend van de contractonderhandelingen met de leasemaatschappij, het laten controleren van de leasefacturen tot bijvoorbeeld het toetsen en ondertekenen van de leasecontracten.

Onderzoek door Fleet Support wijst uit dat nu al 25% van de facilitaire managers verantwoordelijk is voor fleet management. Naar verwachting van de facilitaire doelgroep, neemt dit percentage in de toekomst toe tot 81%. Er gaat niet alleen veel geld in om, er komen ook altijd emoties bij kijken én iedereen heeft wel een scherpe(re) leaseofferte paraat. Fleet Support, onafhankelijk specialist op het gebied van wagenparkbeheer en mobiliteitsmanagement, beschrijft in dit artikel waar u binnen dit vakgebied op moet letten. Vele ondernemingen worden en zijn door ons begeleid naar lagere autokosten en structurele procesverbetering. Bij de begeleiding en ondersteuning van haar klanten, hanteert Fleet Support het basismodel: ⋅ Beleid ⋅ Afspraken ⋅ Structureren van processen in inrichting ⋅ Informeren van resultaten en ontwikkeling ⋅ Sturen op verbeteringen en aanpassing beleidskeuzes

Autobeleid
Het afbakenen van het autobeleid klinkt saai, maar het is een noodzakelijk startpunt. Hiervoor moeten diverse vragen worden beantwoord, zoals: ⋅ met hoeveel leveranciers wil de klant zaken doen (één leverancier vanwege de efficiënte samenwerking of twee leveranciers uit oogpunt van de prijsvergelijking per bestelling)? ⋅ wat is het merkenbeleid (beperking in keuzes of juist keuzevrijheid)? ⋅ welke brandstofsoorten zijn mogelijk of wenselijk? ⋅ zoekt de klant een iets hoger tarief met kans op winstdeling, of prefereert de klant het laagste tarief zonder correcties achteraf? Deze keuzes bepalen de vervolgstappen en de selectiecriteria voor de juiste leasemaatschappij. Tip: let er hierbij op dat de verschillende functionele vakgebieden rond het autobeleid betrokken worden, dus finance, hr, inkoop en uiteraard facilitair management zelf!

Leasetarieven
Een scherp leasetarief is prima, want het zorgt voor lagere autokosten. Maar blijft het tarief ook scherp tijdens de looptijd van het contract? Of is de scherpte van de deal al minder na een contractaanpassing vanwege de wijziging van het kilometrage? Een paar praktische tips om leasetarieven in control te houden: ⋅ Zorg voor een overeenkomst met afspraken over alle (!!) onderdelen van het leasetarief. ⋅ Denk ook aan afspraken over de overige kosten, buiten het leasetarief om. ⋅ Zorg voor inzicht! Naast het maken van afspraken over de componenten van het leasetarief is controle van die afspraken alleen mogelijk met inzicht. Inzicht in de exacte samenstelling van iedere calculatie van ieder leasecontract. Dat is een dienstverlening van leasemaatschappijen die allang niet meer is voorbehouden aan alleen de hele grote wagenparken! De ideale vorm van meetbare afspraken over het prijsniveau is een onafhankelijke benchmark. Want dan kun je continu toetsen en borgen of een leverancier zich aan de voorgespiegelde tariefstelling houdt. Bij een wagenpark van meer dan 200 auto’s is dat een enorm financieel risico! Het aantal ondernemingen waarvoor Fleet Support haar dienstverlening invult is inmiddels zo groot dat deze contractenportefeuille een gedegen benchmark mogelijk maakt. Bovendien is deze methodiek door de leasemarkt geaccepteerd!

Procesinrichting
Het beleid is bepaald, de leverancier is gekozen en er zijn sluitende afspraken gemaakt. Nu is de dagelijkse praktijk aan de beurt: de procesinrichting. De procesinrichting vraagt om aandacht, want dat is een belangrijk aspect voor succesvolle invulling van fleet management. Bij de inrichting van het wagenparkbeheer gaat het vooral om de operationele processen. Niet de eigen organisatie, maar de leasemaatschappij is hiervoor de meest geschikte partij. Wij geven u graag wat praktijktips voor het succesvol delegeren van taken naar de leasemaatschappij: ⋅ Medewerkercontact: u kunt uw medewerkers, die voor een auto in aanmerking komen, laten informeren en benaderen door de leasemaatschappij. ⋅ Operationele activiteiten: de leasemaatschappij kan voor u ook alle operationele activiteiten overnemen. ⋅ Ook het poolbeheer kan uw leasemaatschappij prima invullen. Zij weten wie er in aanmerking komt voor een nieuwe auto!

Tactisch beheer
Als de leasemaatschappij op kenteken- en berijderniveau alles van u overneemt, is toezicht op vlootniveau natuurlijk onontbeerlijk. Als ervaren contractmanager krijgt u namelijk het liefst alleen de hoofdzaken en de uitzonderingen op uw bureau. Dit noemen we tactisch beheer van uw wagenpark. Per maand of kwartaal kunt u zich laten informeren over onder andere: ⋅ De ontwikkeling van uw wagenpark, in kosten en in kengetallen. ⋅ Het aantal contracten met excessen in auto-en brandstofgebruik. ⋅ De verdeling van de instroom over de merken (ingeval van aanvullende kortingafspraken). ⋅ Het aantal poolauto’s dat is heringezet, inclusief de stilstandtijd en dergelijke. ⋅ Het aantal huurauto’s dat is ingezet. Daarnaast kunt u informatie krijgen over de controleresultaten: heeft de leasemaatschappij zich gehouden aan de gemaakte prijsafspraken in de leasecalculaties en in de factuurdata?

Gesprekspartner
Als facilitair manager bent u een belangrijke gesprekspartner voor directie en bedrijfsmanagement. Deze rol en verwachting kunt u nu invullen: ⋅ De operationele taken zijn aan de leasemaatschappij gedelegeerd. ⋅ U beschikt op bedrijfsniveau over de tactische managementinformatie en kengetallen. ⋅ U beschikt over de controleresultaten om inzicht te hebben in de mate waarin uw leverancier zich aan de afspraken houdt. U kunt onderbouwd uw management adviseren over de aandachtspunten en verbeterstappen in het autobeleid, want als contractmanager bent u nu echt in control!



Mercuri Urval is een internationale adviesorganisatie

Het corporate gevoel van een sympathieke headhunter

Als je een interview hebt bij Mercuri Urval met Marcel L’Herminez, komen er spontaan drie vragen bovendrijven.

Coenen Concept bouwt tandartspraktijk in Veldhoven

‘Interieur draagt bij aan optimale dienstverlening 5504 Mondzorg’

‘Niets is onmogelijk’. Dat is het motto van Lars van Breukelen.

Mkb’ers ontdek het internationaal talent in de regio!

What about the spouses?

Eindhoven gloeit nog na van twee prachtige, drukbezochte evenementen: DDW en Glow. De regio leeft en bruist, bloeit en groeit, onderneemt en innoveert en de toekomst lacht ons tegemoet.

Wim van Wessel maakt Wesco toekomstbestendig

Eigenwijze visie en werkwijze werpen vruchten af in schoonmaakbranche

De schoonmaakbranche is volop in beweging.

De duidelijke meerwaarde van Ergon-medewerkers

‘Ik zou willen dat ik er meer kon aannemen’

Bij het horen van de naam Ergon, denken veel mensen al snel aan de schoffelaars in de gemeenteplantsoenen.

Meten is weten

Nul40 on- en offline mediabureau in Eindhoven

‘Onze klanten hebben altijd rechtstreeks contact met senior adviseurs’