• Communicatie versnelt duurzaamheid
09 december 2008
09 dec 2008

De facilitaire organisatie wil duurzaam ondernemen, maar hoe komen de managers tot een structuur om duurzaam ondernemen te verankeren in het facilitair beleid? Welke meetindicatoren kunnen gehanteerd worden? Welke acties zijn dan nodig voor implementatie en hoe kan er gecommuniceerd worden richting de interne- en externe klant? In dit artikel wordt ingegaan op deze ‘hoe’ vragen om te komen tot een stappenplan voor implementatie.

Communicatie versnelt duurzaamheid

De facilitaire organisatie wil duurzaam ondernemen, maar hoe komen de managers tot een structuur om duurzaam ondernemen te verankeren in het facilitair beleid? Welke meetindicatoren kunnen gehanteerd worden? Welke acties zijn dan nodig voor implementatie en hoe kan er gecommuniceerd worden richting de interne- en externe klant? In dit artikel wordt ingegaan op deze ‘hoe’ vragen om te komen tot een stappenplan voor implementatie.

In de rapportage ‘Ondernemen met Meerwaarde’ (Cramer e.o., 2005) wordt het complete proces beschreven waarmee duurzaam ondernemen binnen een organisatie verankerd kan worden. In de rapportage is gebruik gemaakt van de ervaringen van achttien koplopers. Gebleken is dat elke organisatie dezelfde fases heeft doorlopen om duurzaam ondernemen te verankeren binnen de bedrijfsvoering (beleid). De richtlijnen geven een goed beeld van de te nemen stappen.

a. Draagvlak creëren
Het creëren van betekenis speelt een belangrijke rol bij het inrichten van en de veranderingsprocessen in organisaties. Door te veel informatie raken mensen verward en kunnen het begrip op verschillende manieren gaan interpreteren. Het is dus van belang om een gemeenschappelijk referentiekader te krijgen door communicatie en het organiseren van activiteiten (Cramer e.o., 2005, Moratis&Veen, 2006:169). Er vindt een bewustwording plaats dat het thema ‘duurzaam ondernemen’ van belang kan zijn voor de organisatie. In de meeste bedrijven meldt zich een sleutelfiguur, of er wordt een sleutelfiguur aangesteld. Hij of zij is op zoek naar vernieuwing binnen de organisatie, door duurzaam ondernemen te laten integreren binnen de gehele bedrijfsvoering. Duurzaam ondernemen wordt bij steeds meer collega’s binnen de organisatie bekend en er ontstaan kleinschalige projecten. Op een zeker moment wil de organisatie duurzaam ondernemen structureel aanpakken.

b. Het proces op effectieve wijze vormgeven
Bedrijven ervaren duurzaam ondernemen als een zoekproces waarin prioriteiten bepaald worden die passen bij de eigen context. Het uitvoeren van de activiteiten is een cyclisch proces. Telkens moet opnieuw bepaald worden of de organisatie nog steeds handelt volgens de afgesproken normen en doelstellingen. Elke organisatie volgt zijn eigen weg om het proces van duurzaam ondernemen te structureren. Het hangt sterk af van de specifieke omstandigheden waarin een organisatie verkeert en van het draagvlak binnen de organisatie. Uiteindelijk besteden bedrijven die duurzaam ondernemen structureel aanpakken, aandacht aan de onderstaande zes hoofdactiviteiten (zie tabel1). Het H.O.P.E. model kan organisaties op verschillende manieren ondersteunen bij het in balans brengen van de 3 P’s (People, Planet en Profit) (Bergmans, 2003).

Om de zes hoofdactiviteiten concreet uit te voeren is het om te beginnen belangrijk om de stakeholders die het functioneren van de organisatie direct kunnen beïnvloeden te benoemen. Voorbeelden zijn onder andere: belangrijke klanten, eigen medewerkers, gemeente, omwonenden, werkgeversorganisatie, vakbonden en milieuorganisaties. De communicatie met de stakeholders is in de eerste plaats bedoeld om te onderzoeken welke ideeën bij hen leven, over de kernonderwerpen van duurzaam ondernemen in de eigen onderneming. Direct daarop volgt de doelstelling om het vertrouwen van de stakeholders te winnen in de koers die de onderneming wil varen. In het begin er is sprake van advies inwinning waarbij de elementen van de bedrijfscode aan de orde komen en de indicatoren die worden gehanteerd bij de controle en verificatie. Vervolgens worden de stakeholders in staat gesteld de onderneming kritisch te volgen en worden zij gevraagd feedback te geven op de gang van zaken (Wolters, 2004). De verdere verankering van het duurzaamheidmanagement is verwant aan de implementatie van een kwaliteitszorgsysteem (of milieuzorgsysteem) volgens het Wiel van Deming (zie tabel 3). Hoe uitgebreid en uitgewerkt het duurzaamheidmanagementsysteem moet zijn, hangt af van de organisatie in kwestie. Om op een verstandige en efficiënte wijze met duurzaam ondernemen te beginnen, is het belangrijk een gestructureerde aanpak te hebben (in de vorm van een doordacht stappenplan). De vier fasen (Plan, Do, Check en Act) worden een aantal keren doorlopen om tot een volwaardig managementproces te komen.

c. Duurzaam ondernemen in gehele organisatie integreren
Wanneer duurzaam ondernemen alleen in de facilitaire organisatie geïntegreerd wordt, zal een organisatie daar niet veel aan hebben. De facilitaire organisatie is slechts een klein deel van de organisatie. De facilitaire organisatie zelf kan wel een verbeterd imago hebben, maar naar de maatschappij toe zal dit niet veel invloed hebben, omdat dit vaak een interne gelegenheid is. Daarom is het van belang duurzaam ondernemen in de gehele organisatie te integreren. De directie kan gemotiveerd worden door het goede voorbeeld van de facilitaire organisatie over te nemen, maar kan ook geïnteresseerd raken door bijvoorbeeld informatiebijeenkomsten. Daarin dient de directie er van overtuigd te worden in hoeverre duurzaam ondernemen bij andere bedrijven een succes is en welke voordelen dit voor hen heeft opgebracht. Wanneer de directie de noodzaak van duurzaam ondernemen inziet, kunnen dezelfde activiteiten doorlopen worden die eerder in dit hoofdstuk zijn beschreven (tabel 3). Volgens Korsten (2006) kunnen facilitair managers, als het gaat om duurzaamheid, drie zaken doen. Ze verdeelt dit in drie V’s: Verantwoorde keuze, Verminderd gebruik en Verwijderen van reststoffen.

Nulmeting
Met behulp van een nulmeting gekeken kan gekeken worden wat er op het gebied van duurzaam ondernemen binnen de organisatie al bewust of onbewust uitgevoerd wordt. Op systematisch wijze wordt de huidige prestatie van een onderneming op de 3 P’s van duurzaam ondernemen getraceerd. In de informatiegids ‘werken aan duurzaam ondernemen’ (Tavernier&Hernalsteen, 2006) en in het Basisboek MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) (Moratis&Veen, 2006) worden scans genoemd. Ook heeft Cramer met behulp van het Nationaal Initiatief Duurzame Ontwikkeling een uitleg gegeven over het geven van een nulmeting (Cramer, 2001). De gratis ‘MVO scan’ is een goed startpunt voor organisatie. De scan is niet gebaseerd op standaarden, maar informatie over de standaarden is wel terug te vinden in het rapport ‘Duurzaam ondernemen: praktijkervaringen met een nulmeting (Cramer, 2001). Extra aanvullingen kunnen ook gebruikt worden uit de ‘Duurzame groei scan’. In het begin als een organisatie nog aan het zoeken is hoe er vorm en inhoud gegeven kan gaan worden aan duurzaam ondernemen, wordt er nog niet direct hulp ingeroepen worden van een adviesbureau. Vooral niet door de kleine en middenkleinbedrijven (Maratis&Veen, 2006). Bij ‘nadelen’ is het kostenaspect ook eerder genoemd, dus zo lang er nog geen geld uitgegeven dient te worden geeft dit een positiever gevoel en beweging binnen de organisatie.

Balans
Communicatie (dialoog) zorgt ervoor dat er een balans komt tussen de verschillende partijen (bedrijven, belanghebbenden en maatschappij). In de uitleg van het H.O.P.E. model (Bergmans, 2006) staat beschreven dat duurzaam ondernemen zich onderscheidt door de keuzes in de balans van de 3 P’s en de communicatie hierover met alle stakeholders. Het is geen einddoel maar continu op weg zijn, waarbij al doende wordt geleerd. Marketing van duurzaam ondernemen werkt het beste als duurzaamheid breed verankerd is in de primaire processen anders prikt de bewuste consument daar zo doorheen. Verankering van duurzaam ondernemen in producten en daarover communiceren werkt beter dan algemene communicatie. Door de omgeving te laten weten wat door de organisatie uitgevoerd wordt op het vlak van duurzaam ondernemen, wordt er nauwkeurig informatie gegeven over de producten, diensten en waarden van de organisatie. Bovendien wordt er door de communicatie een voorbeeld afgegeven aan de omgeving, zodat andere bedrijven kunnen volgen (ECDGO, 2006). Nadenken over hetgeen er gecommuniceerd wordt over duurzaam ondernemen biedt direct een kans om na te denken over wat er op duurzaam vlak uitgevoerd wordt door de organisatie. Het is belangrijk om te zorgen dat er bij communicatie een balans is in de motieven en de bijbehorende aandachtspunten.



Mercuri Urval is een internationale adviesorganisatie

Het corporate gevoel van een sympathieke headhunter

Als je een interview hebt bij Mercuri Urval met Marcel L’Herminez, komen er spontaan drie vragen bovendrijven.

Coenen Concept bouwt tandartspraktijk in Veldhoven

‘Interieur draagt bij aan optimale dienstverlening 5504 Mondzorg’

‘Niets is onmogelijk’. Dat is het motto van Lars van Breukelen.

Mkb’ers ontdek het internationaal talent in de regio!

What about the spouses?

Eindhoven gloeit nog na van twee prachtige, drukbezochte evenementen: DDW en Glow. De regio leeft en bruist, bloeit en groeit, onderneemt en innoveert en de toekomst lacht ons tegemoet.

Wim van Wessel maakt Wesco toekomstbestendig

Eigenwijze visie en werkwijze werpen vruchten af in schoonmaakbranche

De schoonmaakbranche is volop in beweging.

De duidelijke meerwaarde van Ergon-medewerkers

‘Ik zou willen dat ik er meer kon aannemen’

Bij het horen van de naam Ergon, denken veel mensen al snel aan de schoffelaars in de gemeenteplantsoenen.

Meten is weten

Nul40 on- en offline mediabureau in Eindhoven

‘Onze klanten hebben altijd rechtstreeks contact met senior adviseurs’