• Jobhoppen is een risico voor de privacy
02 december 2016
02 dec 2016

Jobhoppen is een risico voor de privacy

HRM kan de aantallen dossiers en de eisen niet aan, blijkt uit onderzoek

 Afgestudeerden wisselen steeds vaker van baan: op 32‑jarige leeftijd, heeft de gemiddelde millennial al vier banen gehad. Daar is een veelvoud aan sollicitaties aan vooraf gegaan en HR moet evenzovele persoonlijke dossiers aanmaken, opslaan, beveiligen, beheren en tijdig veilig vernietigen. Iron Mountain, ´s werelds grootste informatiemanager, heeft nieuw onderzoek gedaan. Daaruit blijkt dat de meeste HR-afdelingen de overvloed aan sollicitaties en wisselende personeelsdossiers helemaal niet aankunnen. Dat is een groot bedrijfsrisico, want deze dossiers bevatten Persoonlijk Herleidbare Informatie (PHI). En met PHI wordt makkelijk inbreuk gemaakt op het ´recht om vergeten te worden´, als het beheer ervan niet volledig op orde is.

Iron Mountain´s onderzoek toont aan:

· De helft (50%) van de onderzochte MKB-bedrijven werkt met systemen en processen die de huidige eisen helemaal niet aankunnen.

· Een derde (31%) bewaart de HR-dossiers van (mogelijke) medewerkers langer dan wettelijk is toegestaan.

· Een kwart (25%) weet niet wat de toepasselijke wet- en regelgeving is.  

 

Steeds sneller

Het tempo waarmee we jobhoppen neemt nog steeds toe. Het is de trend; de economische golven zijn snel wisselend en dynamisch; mensen hebben oproepcontracten bij meerdere werkgevers; en populaire contractvormen zoals het ZZP-erschap, zorgen zelfs voor voortdurend wisselende opdrachtgevers. Daarmee nemen de informatierisico´s en neemt de kans op overtredingen toe.

Iron Mountain trekt aan de bel met deze onderzoeksresultaten en roept bedrijven en organisaties op om hun informatiemanagement te professionaliseren om de aanzwellende stroom Persoonlijk Herleidbare Informatie (PHI) in de HRM-personeelsdossiers afdoende te kunnen beschermen tegen blootstelling aan de openbaarheid, en tegen schending van wet- en regelgeving.


IT is de heilige graal

”In Nederland en België ziet Iron Mountain de gebruikelijke reflex dat het management naar de IT systemen kijkt die de beheerproblemen moeten oplossen”, zegt Jeroen Strik, directeur van Iron Mountain België en Nederland. ”Maar uit ons onderzoek blijkt dat de HRM-processen van 65% van de onderzochte MKB bedrijven gewoon via e mail en papier verlopen en er helemaal geen IT oplossingen worden gebruikt die de complexe werkelijkheid kunnen bedwingen.”

Sue Trombley, Europees kennismanager bij Iron Mountain, zegt: ”Jophoppers laten een spoor aan Persoonlijk Herleidbare Informatie (PHI) achter zich. Ze hebben daar geen idee van; ze hebben er geen invloed op; en ze doen dat bij bedrijven die het ontbreekt aan beleid, processen en systemen om de PHI te beschermen en tijdig veilig te vernietigen. En dat in een tijd waarin we slordiger met elkaars privacy omgaan, en waarin een informatielek juist tot zeer snelle verspreiding van gevoeligheden kan leiden.”
”Het gaat erom dat je weet welke PHI je waar beheert, hoe je die moet beheren, en wanneer en hoe je die veilig moet vernietigen. Dat vraagt, ook bij HRM, om professioneel informatiemanagement”, zegt Trombley.

´Event-based retention´

Jeroen Strik: ”De wettelijke bewaartermijnen maken het ook bij personeelsdossiers noodzakelijk om te bepalen wanneer de klok begint te tikken en wanneer de wekker afgaat. Bij Iron Mountain noemen we het ´event-based retention´, wanneer er een gebeurtenis is die bepaalt dat over een jaar een CV en motivatiebrief moeten zijn vernietigd, maar dat de loonbelastingverklaring pas vijf jaar na vertrek mag worden opgeruimd. Alleen al op de HRM-afdeling van een MKB-bedrijf, tikken zomaar honderden wekkers waarvan er wekelijks tientallen afgaan. Je zit dus zomaar aan de verkeerde kant van de streep, met alle risico´s van dien. Je moét dus een professionele informatiemanagementfunctie invullen om risico´s te elimineren en schade te voorkomen.”

 Ondersteuning

Om beheerders van gevoelige informatie tegemoet te komen, heeft Iron Mountain gratis hulpmiddelen ontwikkeld die bedrijven helpen de complexiteit van ´event-based retention´ te beheersen. Deze Engelstalige hulpmiddelen zijn beschikbaar op: ironmountain.co.uk/eventbasedrecords.

 

Over het onderzoek

Het onderzoek is in april en mei 2016 uitgevoerd door Opinion Matters in opdracht van Iron Mountain onder 4.600 medewerkers in bedrijven met tussen de 250 en 3.000 mensen in dienst (VS: tot 5.000 mensen), in België, Nederland, Duitsland, Frankrijk, Spanje, het Verenigd Koninkrijk, Canada en de VS. Respondenten zijn werkzaam in de productie-industrie, techniek, bank- en verzekeringswezen, advocatuur, farmacie en energiesector, met functies bij als personeelszaken, juridische zaken, IT, directie, inkoop, verkoop, marketing, interne dienst en secretariaat - maar altijd verantwoordelijk voor informatiebeheer.

Over Iron Mountain

Iron Mountain Incorporated (NYSE: IRM) is wereldwijd toonaangevend in opslag- en informatiebeheerdiensten. Iron Mountain geniet het vertrouwen van 220.000 klanten die het bedient vanuit een vastgoednetwerk van bijna 7,5 miljoen vierkante meter in meer dan 1.350 vestigingen in 45 landen, om ´veilig te bewaren wat er werkelijk toe doet´. Iron Mountain´s dienstenportfolio omvat bijvoorbeeld het beheer van (medische) dossiers, gegevens en documenten; datacenterservices; transport en opslag van kunst; en beveiligde vernietiging. Iron Mountain zorgt daarbij voor lagere bewaarkosten, het voldoen aan wet- en regelgeving, en gegevensherstel na rampen, en maakt dat bedrijven hun informatie beter benutten. Sinds 1951 zijn er bij Iron Mountain miljarden informatiedragers in bescherming gegeven, waaronder essentiële bedrijfsdocumenten, in papieren en elektronische vorm, en medische gegevens, maar ook culturele en kunsthistorische voorwerpen. Meer informatie biedt IronMountain.nl.

Meer informatie Iron Mountain Benelux Jennifer Amsterdam (0653) 81 25 64



Mercuri Urval is een internationale adviesorganisatie

Het corporate gevoel van een sympathieke headhunter

Als je een interview hebt bij Mercuri Urval met Marcel L’Herminez, komen er spontaan drie vragen bovendrijven.

Coenen Concept bouwt tandartspraktijk in Veldhoven

‘Interieur draagt bij aan optimale dienstverlening 5504 Mondzorg’

‘Niets is onmogelijk’. Dat is het motto van Lars van Breukelen.

Mkb’ers ontdek het internationaal talent in de regio!

What about the spouses?

Eindhoven gloeit nog na van twee prachtige, drukbezochte evenementen: DDW en Glow. De regio leeft en bruist, bloeit en groeit, onderneemt en innoveert en de toekomst lacht ons tegemoet.

Wim van Wessel maakt Wesco toekomstbestendig

Eigenwijze visie en werkwijze werpen vruchten af in schoonmaakbranche

De schoonmaakbranche is volop in beweging.

De duidelijke meerwaarde van Ergon-medewerkers

‘Ik zou willen dat ik er meer kon aannemen’

Bij het horen van de naam Ergon, denken veel mensen al snel aan de schoffelaars in de gemeenteplantsoenen.

Meten is weten

Nul40 on- en offline mediabureau in Eindhoven

‘Onze klanten hebben altijd rechtstreeks contact met senior adviseurs’