• Kantoor van de toekomst is overal
30 april 2010
30 apr 2010

Kantoor van de toekomst is overal

De recentelijk verschenen publicatie ‘Het nieuwe werken bij het rijk’ (www.ambtenaarvoordetoekomst. nl), laat nog maar eens zien dat de manier waarop we willen werken sterk aan het veranderen is. De opkomst van de zogenaamde Y-generatie gaat meer en meer invloed uitoefenen op de wijze hoe, waar en wanneer zij kunnen werken. Deze uitdagingen gaan veel verder dan het papierloze kantoor, waar menigeen nog steeds van droomt. Is documentbeheer dan nog wel nodig?

Afgelopen vakantie viel het mij opeens op. In de lobby van het hotel zaten diverse (jongere) gasten met een laptop, incluis deze auteur, nog even via het internet e-mails te lezen, te hyves’en, te chatten of televisie te kijken via uitzendinggemist. In een paar jaar tijd is het beeld van rustig (boek)lezende of pratende mensen, verandert in een multimediale samenleving. Ook ik was voor mijn bedrijf nog met iemand elders op de wereld samen aan het werken aan een beleidsdocument. Met een druk op de knop had ik het document dat ik een uur daarvoor binnen had gekregen, gelezen en aangevuld, weer aan hem teruggezonden. Nu kunt u denken: wat een gek dat hij zelf op zijn vakantie doorgaat met werken, maar om mij heen kijkend voelde ik mij echt niet alleen. Met de bovenstaande anekdote, wil ik u duidelijk maken dat de wereld in een steeds rapper tempo aan het veranderen is en dat de manier waarop wij gewend waren te werken - op kantoor met een bureau, een desktop pc en een vaste telefoon – dus niet meer voldoet. Tenminste niet meer volgens de normen van de nieuwe Y-generatie medewerkers. Dit zijn de zogenaamde kinderen van de digitale revolutie, die zijn opgegroeid in een wereld van internet, hyves, twitter, blogs, communities en smartphones. Maar waarom voldoet het ‘klassieke’ kantoor dan niet meer zult u zich misschien afvragen, want werk is toch werk? Nee, niet in hun ogen. De manier van (samen)werken, verantwoordelijkheid krijgen, flexibiliteit (zelf kunnen bepalen wanneer je werkt) dient anders te worden ingevuld, wil het werken bij uw organisatie voor deze medewerkers interessant zijn en blijven. En deze vraag zal de komende jaren steeds belangrijker worden met een afnemend arbeidspotentieel.

Samenwerkingsvormen
De vraag is nu hoe u(w organisatie) met deze veranderende samenleving omgaat. Misschien bent u op dit moment met initiatieven als proces-/zaakgericht werken, lean six sigma of kwaliteitsmanagement bezig, waarmee efficiënter en effectiever gewerkt moet gaan worden, maar maakt dit andere samenwerkingsvormen mogelijk? Belangrijk is dat u stilstaat bij het feit dat de nieuwe medewerker graag digitaal wenst te werken waar en wanneer hij dat wil. En tijdens dat werken wil hij toegang hebben tot allerhande informatie (documenten, foto’s, geluid, beeld) maar ook faciliteiten hebben om samen met anderen aan zijn taken te kunnen werken. Een belangrijke schakel in dit alles kan dus een goed documentbeheersysteem zijn, of misschien nog wel beter een enterprise content management (ecm) systeem dat uw organisatie faciliteert in het beheren van allerhande content. Dergelijke systemen bieden veelal een breed pallet aan functionaliteiten om bijvoorbeeld invulling te geven aan social computing (denk aan blogs, hyves of facebook), twitter of mogelijkheden tot digitaal samenwerken (collaboratie, internetbellen a la Skype), maar ook aan goed documenten-, e-mail, webcontent alsook archiefbeheer. Maar wat verandert er dan ten opzichte van iemand die braaf dagelijks naar kantoor komt? De Y-generatie medewerker vraagt andere dus aanvullende functionaliteiten, maar introduceert tegelijkertijd eisen die gesteld moeten worden aan de beschikbaarheid van het systeem (liefst 24x7 operationeel) als ook de beveiliging van de bedrijfsinformatie. Dit laatste zal de medewerker zelf niet als eis stellen maar hopelijk uw organisatie wel. Want wat gebeurt er als de grenzen (in de beleving van deze nieuwe medewerker) daadwerkelijk vervagen tussen zakelijk en privé? Een voorbeeld van wat er gebeurt als grenzen vervagen tussen zakelijk en privé, is dat een Israëlische soldaat die op Facebook aangaf dat hij even de boel ging ‘schoonmaken’in een nabijgelegen nederzetting, leidde tot het moeten afblazen van een militaire operatie. De uitdaging in het moderne ‘kantoor’ is dus dat u uw medewerkers moet gaan leren hoe zij om dienen te gaan met (gevoelige) bedrijfsinformatie maar ook die middelen moet in gaan zetten, die zorg dragen dat deze informatie niet zomaar op straat komt te liggen. De vraag of documentbeheer dus nog steeds nodig is, kan wat mij betreft volmondig met JA worden beantwoord. Goed documentenbeheer kan daar juist een prima hulpmiddel voor zijn, maar het mag duidelijk zijn dat het veel meer is dan alleen techniek. Het inrichten en implementeren van documentenbeheer omvat ook het geheel aan processen, procedures en taken rondom het werken met en beheren van documenten. Aan u de uitdaging om deze veranderde omgeving de baas te blijven.



Coenen Concept bouwt tandartspraktijk in Veldhoven

‘Interieur draagt bij aan optimale dienstverlening 5504 Mondzorg’

‘Niets is onmogelijk’. Dat is het motto van Lars van Breukelen.

Mkb’ers ontdek het internationaal talent in de regio!

What about the spouses?

Eindhoven gloeit nog na van twee prachtige, drukbezochte evenementen: DDW en Glow. De regio leeft en bruist, bloeit en groeit, onderneemt en innoveert en de toekomst lacht ons tegemoet.

Wim van Wessel maakt Wesco toekomstbestendig

Eigenwijze visie en werkwijze werpen vruchten af in schoonmaakbranche

De schoonmaakbranche is volop in beweging.

De duidelijke meerwaarde van Ergon-medewerkers

‘Ik zou willen dat ik er meer kon aannemen’

Bij het horen van de naam Ergon, denken veel mensen al snel aan de schoffelaars in de gemeenteplantsoenen.

Meten is weten

Nul40 on- en offline mediabureau in Eindhoven

‘Onze klanten hebben altijd rechtstreeks contact met senior adviseurs’