• Molenwaard ook zonder gemeentehuis op het goede (i)Pad
04 februari 2013
04 feb 2013

Molenwaard ook zonder gemeentehuis op het goede (i)Pad

Wanneer meerdere gemeenten samengaan in één nieuwe gemeente, vormt de keus voor een nieuw gemeentehuis vaak een punt van discussie. In de nog piepjonge Zuid-Hollandse gemeente Molenwaard doen ze daar niet zo moeilijk over. Daar benut men de herindeling voor een drastische aanpassing van de dienstverlening richting inwoners. Dat leidt tot een gemeente zónder gemeentehuis, maar mét aanland- en kernplekken en een backoffice.

De gemeente Molenwaard bestaat sinds 1 januari en is voortgekomen uit de herindeling van de gemeenten Graafstroom, Liesveld en Nieuw-Lekkerland. Die tellen samen dertien kernen en ongeveer 30.000 inwoners. In de aanloop naar de officiële herindeling hebben de drie gemeenten allesbehalve stilgezeten. ‘De ambtelijke organisaties zitten al sinds het najaar van 2009 samen in één, tijdelijk, gemeentekantoor’, vertelt communicatieadviseur Michel Kok. Dat kantoor staat aan de rand van Bleskensgraaf. ‘We moesten heel snel een plekje vinden en dit was de beste optie’, vertelt teamleider Facilitaire Zaken Bart Stolk. ‘We hebben hier voldoende parkeerruimte en het ligt nog best centraal. Er is bewust voor een tijdelijk gebouw gekozen, omdat we destijds nog niet wisten hoe we in de nieuwe gemeente wilden gaan werken.’ Het gemeentekantoor telt 200 werkplekken. ‘De inventaris is heel divers’, komt van alle drie de gemeenten’, stelt Stolk. ‘We gaan niets meer kopen, huren desnoods wat bureaus wanneer dat nodig is.’ De vertrekdatum uit het tijdelijke onderkomen staat immers ook alweer gepland: 1 juli 2014.  Dan neemt de bouwer het pand terug, om het elders weer in te kunnen zetten.

Gemeentehuizen
De drie gemeenten waaruit Molenwaard is ontstaan hadden voorheen allemaal een eigen gemeentehuis. Die stonden in Nieuw-Lekkerland, Bleskensgraaf en Groot-Ammers. Door het samenvoegen van de ambtelijke organisaties kwamen die gebouwen vrij. Stolk: ‘Het voormalige gemeentehuis van Nieuw-Lekkerland is omgebouwd tot Brede School. Die is recent opgeleverd. Het gemeentehuis in Bleskensgraaf wordt deels gesloopt. Daar komen appartementen en een brasserie. Het gedeelte wat blijft staan, gaat worden gebruikt voor trouwerijen. Het gemeentehuis in Groot-Ammers is het jongste gebouw van de drie, zo’n 3000 vierkante meter bvo groot. Daarvan gaan we straks de helft gebruiken, als locatie voor de backoffice. We gaan dus eigenlijk terug van drie gemeentehuizen naar een half.’
De gemeente heeft dus nadrukkelijk geen nieuw gemeentehuis nodig. Kok legt dat uit: ‘We willen ondanks de schaalvergroting toch zo dicht mogelijk bij de burger blijven. Dat gaan we doen door onze dienstverlening naar die burger toe te brengen. Natuurlijk speelt ook de financiële component een rol. We hoeven immers geen nieuwe gemeentehuis te bouwen. Maar dat is niet onze legitimatie richting inwoners. Voor hen is van belang dat we onze dienstverlening aanpassen. Daar staat men ook wel positief tegenover.’ De drie colleges gaven het goede voorbeeld door direct al hun intrek te nemen in het tijdelijke gemeentekantoor en daar te gaan flexwerken. De rest van de organisatie volgde en kreeg gestalte in een werkorganisatie, ‘De Waard’, compleet met een eigen website met een aantal pijlers: www.dewaardwerkt.nl.

Backoffice
Stolk was facilitair manager bij de gemeente Liesveld. Hij kwam aan het hoofd van een 17-koppig team te staan, dat actief is in het bestuurssecretariaat, inkoop, vastgoed, gebouwbeheer en support. ‘De bodediensten zijn ondergebracht onder support. Daar gaat veel nu via het Mozard-systeem.’ De gemeentelijke gebouwenportefeuille telt zo’n 130 panden, maar gaat worden afgebouwd. ‘We kijken daar kritisch naar.’ Er hoefde in elk geval niét naar een nieuw gemeentehuis te worden gekeken. Er diende alleen ruimte voor een backoffice te worden gecreëerd. Deze komt dus in het oude gemeentehuis van Groot-Ammers. ‘We kwamen er pas in de loop van het traject achter dat we daar eigenlijk maar een half gebouw nodig hadden’, legt Stolk uit. ‘We zijn uitgegaan van de kengetallen van het nieuwe werken. Er komen daar 80 flexplekken. Die zijn via het eet-werkcafé op te schalen tot 110. De resterende ruimte willen we gaan verhuren.’ De besluitvorming over hoe het voormalige gemeentehuis verbouwd gaat worden is nog gaande. Vooruitlopend daarop is een andere ontwikkeling wél in gang gezet: het werken met kernplekken. Dat zijn locaties, verspreid door heel de gemeente, waar ambtenaren op gezette tijden neer kunnen strijken en aanspreekbaar zijn voor burgers. Er moeten tien van dergelijke plekken komen, verdeeld in aanlandplekken en kernplekken. ‘WiFi en koffie’, dat is eigenlijk alles wat je daar nodig hebt’, merkt Kok op. Er zijn inmiddels al enkele kernplekken ingericht en in gebruik, ondermeer in de al genoemde Brede School. Op deze manier komen de ambtenaren van de gemeente Molenwaard dus nadrukkelijk naar hun burgers toe.

Nieuwe werken
De aanpassingen in de gemeentelijke organisatie worden benut om meteen ook het nieuwe werken uit te rollen. ‘Dat proberen we in het gemeentekantoor al deels uit’, zo meldt Stolk. ‘Ik heb bijvoorbeeld al geen vaste werkplek meer, maar alleen een laptop en een iPad. En zo zijn er meer.’ Kok vult aan: ‘De gemeenteraad en het college zijn ook al digitaal gegaan. Zo maken we werk van ons streven om papierluw te worden.’ Stolk kan illustreren dat dat werkt: ‘We zijn van 300.000 kopieën per kwartaal naar 90.000 gegaan. Van de acht copiers die we hebben staan, kunnen er binnenkort ook een aantal weg. We zijn volop bezig met de digitalisering, ook van onze archieven. In juli 2014 hebben we straks eigenlijk geen archief meer, hooguit een paar kasten in de backoffice.’Geleidelijk aan zullen de ambtenaren vanuit het gemeentekantoor hun heil elders gaan vinden. ‘Ze  kunnen zo meteen thuis werken, op een aanlandplek, een kernplek of in de backoffice’, schetst Stolk. ‘Wie gaat flexwerken, krijgt daar de instrumenten voor.’ De Molenwaardse burger pluk er straks de vruchten van. Er loopt sinds kort al een pilot voor het thuisbezorgen van paspoorten door een externe organisatie. Molenwaard neemt daarin samen met de gemeente Haarlemmermeer het voortouw. Stolk en zijn team bereiden zich voor op drukke tijden. ‘Alle contracten met externe dienstverleners lopen tot 1 juli 2014. We kunnen straks dus redelijk blanco beginnen. De grootste uitdaging is of alles goed in elkaar gaat schuiven.
We hebben geen servers meer. Alles zit in de cloud, je kunt overal werken. It is een heel belangrijke pijler. En wanneer alle pijlers goed staan, kunnen we stappen gaan maken.’
Ton de Kort



Mercuri Urval is een internationale adviesorganisatie

Het corporate gevoel van een sympathieke headhunter

Als je een interview hebt bij Mercuri Urval met Marcel L’Herminez, komen er spontaan drie vragen bovendrijven.

Coenen Concept bouwt tandartspraktijk in Veldhoven

‘Interieur draagt bij aan optimale dienstverlening 5504 Mondzorg’

‘Niets is onmogelijk’. Dat is het motto van Lars van Breukelen.

Mkb’ers ontdek het internationaal talent in de regio!

What about the spouses?

Eindhoven gloeit nog na van twee prachtige, drukbezochte evenementen: DDW en Glow. De regio leeft en bruist, bloeit en groeit, onderneemt en innoveert en de toekomst lacht ons tegemoet.

Wim van Wessel maakt Wesco toekomstbestendig

Eigenwijze visie en werkwijze werpen vruchten af in schoonmaakbranche

De schoonmaakbranche is volop in beweging.

De duidelijke meerwaarde van Ergon-medewerkers

‘Ik zou willen dat ik er meer kon aannemen’

Bij het horen van de naam Ergon, denken veel mensen al snel aan de schoffelaars in de gemeenteplantsoenen.

Meten is weten

Nul40 on- en offline mediabureau in Eindhoven

‘Onze klanten hebben altijd rechtstreeks contact met senior adviseurs’