• Nieuwe uitdagingen van een fm’er
01 oktober 2011
01 okt 2011

Nieuwe uitdagingen van een fm’er

Van oudsher bestaat de taak van de facilitair manager uit het ontzorgen van het personeel van een organisatie. Hij verzorgt de faciliteiten, zodat de medewerkers optimaal hun werk kunnen doen. Dat behelst niet alleen beheer van het gebouw, maar ook van alle (communicatie)middelen die in het pand aanwezig zijn. De opkomst van ‘het nieuwe werken’ zorgt echter voor een drastische uitbreiding en verandering van die communicatiemiddelen. En daarmee ontstaan nieuwe uitdagingen voor de facilitaire dienst.

Zaten we vroeger van 9 tot 5 in dezelfde kantoorruimte, tegenwoordig werken we flexibeler en het liefst tijd- en plaatsonafhankelijk. Deze manier van werken voorziet in de behoefte om werk en privé beter te combineren en zorgt bovendien voor zinvoller, efficiënter en prettiger (samen) werken. Tegelijkertijd zien we een verschuiving in de werkprocessen in Nederland. Waar vroeger de focus lag op productie, ligt tegenwoordig de nadruk veel meer op creativiteit en vernieuwing. Kennis delen en het digitaliseren van informatie staan daarbij centraal. De behoefte aan het nieuwe werken heeft geleid tot de ontwikkeling van vele nieuwe technieken. Waar we vroeger toekonden met een telefoon, schrijfblok en pen, zijn nu laptops, smartphones, iPads en videoconferentie niet meer weg te denken uit de dagelijkse bedrijfsvoering. Ook voor de Afdeling Facilitair betekent dit uiteraard een grote switch. De vereiste kennis en vaardigheden veranderen en de facilitair manager dient zich de kennis van nieuwe technieken in rap tempo eigen te maken.

Unified Communications
Maar over welke technieken hebben we het dan? Eén van de technologieën die tijd- en plaatsonafhankelijk werken mogelijk maken, is Unified Communications. Het staat voor de volledige integratie van alle communicatiemiddelen met elkaar. Email, sms, chat, telefoon, videocalls… Alles draait op één systeem en staat met elkaar in verbinding. Hierdoor kunnen medewerkers efficiënter samenwerken, eenvoudiger communiceren en heeft men sneller toegang tot informatie. Alle communicatie vindt plaats vanuit één interface, waardoor het systeem zeer gebruiksvriendelijk werkt. Naast Unified Communications leveren ook communicatiemiddelen als videoconferentie, narrowcasting en webcasting een bijdrage aan het nieuwe werken. Videoconferentie is feitelijk de ‘plaatsonafhankelijke variant’ van een businessmeeting: een vergadering of overleg kan immers gevoerd worden met deelnemers wereldwijd waarbij de deelnemers er ‘live’ bij aanwezig zijn, zonder dat zij hiervoor hun werkplek hoeven te verlaten. Met narrowcasting kan content op verschillende schermen van tevoren vanuit een database zeer specifiek worden bepaald. Hiermee kan de doelgroep tijdonafhankelijk voorzien worden van optimaal passende, zeer recente informatie. Daarnaast passen ook webcasting - het opnemen van bijvoorbeeld een training en deze live of achteraf online beschikbaar stellen - en het digitaliseren van informatie in online bibliotheken prima binnen ‘het nieuwe werken’. Al deze technieken bieden medewerkers de mogelijkheid flexibeler te werken en communiceren, waar én wanneer het hen uitkomt.

Resource management
De hierboven genoemde technologieën kunnen echter niet bestaan zonder een perfect it-netwerk, waardoor de scheidslijn tussen av & ict steeds verder vervaagt. Enerzijds maakt deze koppeling de technieken nog ingewikkelder, maar anderzijds zorgt het ook voor een zeer prettig effect: doordat alle technologieën aan elkaar gekoppeld zijn, is eenvoudig één platform te creëren van waaruit alle technieken te beheren zijn. En dat betekent een optimaal gebruiksgemak voor facilitaire medewerkers. Waar zij vroeger wellicht een aantal verdiepingen omhoog moesten om een probleem op te lossen, kunnen zij nu met een paar muisklikken zien wat het probleem is en of zij daarvoor wel of niet naar de betreffende locatie moeten. Vanuit die behoefte is ook resource management ontstaan: een systeem dat zelfs verder gaat dan alleen de koppeling van de hierboven genoemde technologieën. Hieraan kunnen bijvoorbeeld ook verlichting en klimaatbeheersing gekoppeld worden. Zo kunnen met één druk op de knop onder andere alle verlichting, airconditioners en apparatuur in een pand uitgeschakeld worden. Op die manier resulteert resource management dus in meerdere opzichten in forse kostenbesparingen. Integratie met ict Desondanks spelen er binnen veel organisaties vragen omtrent de koppeling van communicatiemiddelen en ict. Betekent deze koppeling bijvoorbeeld dat de facilitair manager zich dient te verdiepen in ictgerelateerde zaken? En hoe komt hij dan aan de juiste informatie, wat doet hij als er storingen zijn? We hebben ervaren dat de facilitair manager behoefte heeft aan een av-gesprekspartner die ook zijn collega’s van de ict-afdeling verstaat. Een leverancier die zowel verstand heeft van communicatietechnieken als van ict en die beide afdelingen (ICT en Facilitair) van een gedegen advies kan voorzien. Een partij die de facilitair manager helpt de juiste keuze te maken uit het brede scala van geavanceerde technieken en de implementatie verzorgt. Zodat hij de technologie optimaal in kan zetten voor zijn doelstellingen.

Complete ontzorging
MK2 Audiovisueel is één van de bedrijven die de laatste decennia naast av-techniek ook geïnvesteerd heeft in kennis van ict, software en consultancy. Op die manier kunnen we nu vanuit een uitgebreide expertise en ervaring de koppeling maken tussen audiovisuele communicatie en ict. Door continu te investeren kunnen wij de facilitaire dienst optimaal blijven ondersteunen. Onze ontzorging en ondersteuning gaat echter verder. MK2 is een partner die de nieuwste technieken implementeert, maar ook uitlegt hoe onderhoud en beheer gemanaged kunnen worden. Wij pleiten dus voor een totaaloplossing, niet alleen in hardware en de toepassingen ervan, maar ook in software en service. Ook remote support en het verzorgen van opleidingen maken volgens ons onderdeel uit van die service. Remote support maakt het niet alleen mogelijk om vragen en problemen op afstand op te laten lossen, maar ook om preventief onderhoud te verrichten aan de apparatuur. Zo kan de status van de apparatuur op afstand bekeken worden en kan er ingegrepen worden voordat zich eventuele problemen voordoen. Op die manier kan uitval op essentiële ogenblikken voorkomen worden.

Kennis en advies
Hierboven hebben we laten zien dat de rol van facilitair managers is veranderd. De komende jaren zal deze rol hoogstwaarschijnlijk steeds verder ‘evolueren’. Extra kennis en advies kunnen de manager sterken in zijn veranderende rol en zorgen dat innovaties een meerwaarde binnen de organisatie krijgen. Wij verzorgen trainingen en kennisdagen, waardoor het dagelijks werk van de facilitair manager nog meer verlicht kan worden. Terwijl het voor een facilitair manager vroeger voldoende was om kennis te hebben van de afzonderlijke apparatuur, lijken tegenwoordig kennis en vaardigheden wat betreft it-netwerk en software noodzakelijk. Wij zijn echter van mening dat gespecialiseerde technische kennis over de apparatuur en de koppelingen zonder problemen aan de juiste partij ‘uitbesteed kan worden’. In dat geval maakt deze kennis bovendien onderdeel uit van een complete dienst, die bestaat uit service, kennis, advies, installatie, opleidingen en meer. Zodat de facilitair manager hier geen omkijken naar heeft en zich weer kan richten op zijn taak van oudsher: het ontzorgen van de organisatie.



Mercuri Urval is een internationale adviesorganisatie

Het corporate gevoel van een sympathieke headhunter

Als je een interview hebt bij Mercuri Urval met Marcel L’Herminez, komen er spontaan drie vragen bovendrijven.

Coenen Concept bouwt tandartspraktijk in Veldhoven

‘Interieur draagt bij aan optimale dienstverlening 5504 Mondzorg’

‘Niets is onmogelijk’. Dat is het motto van Lars van Breukelen.

Mkb’ers ontdek het internationaal talent in de regio!

What about the spouses?

Eindhoven gloeit nog na van twee prachtige, drukbezochte evenementen: DDW en Glow. De regio leeft en bruist, bloeit en groeit, onderneemt en innoveert en de toekomst lacht ons tegemoet.

Wim van Wessel maakt Wesco toekomstbestendig

Eigenwijze visie en werkwijze werpen vruchten af in schoonmaakbranche

De schoonmaakbranche is volop in beweging.

De duidelijke meerwaarde van Ergon-medewerkers

‘Ik zou willen dat ik er meer kon aannemen’

Bij het horen van de naam Ergon, denken veel mensen al snel aan de schoffelaars in de gemeenteplantsoenen.

Meten is weten

Nul40 on- en offline mediabureau in Eindhoven

‘Onze klanten hebben altijd rechtstreeks contact met senior adviseurs’