• Angst bij uitbesteden documentbeheer
30 april 2010
30 apr 2010

De hoeveelheid informatie op kantoor neemt sinds een aantal jaar enorm toe. Iedere dag kost het meer en meer tijd om bijvoorbeeld documenten te verwerken, op te zoeken, op te slaan en te printen. Gegevensuitwisseling verloopt vaak moeizaak en kan een organisatie veel tijd en geld kosten. Toch hebben al deze zaken eigenlijk niets te maken met de kernactiviteiten van een organisatie. Dus waarom besteedt u ze niet uit?

Angst bij uitbesteden documentbeheer

De hoeveelheid informatie op kantoor neemt sinds een aantal jaar enorm toe. Iedere dag kost het meer en meer tijd om bijvoorbeeld documenten te verwerken, op te zoeken, op te slaan en te printen. Gegevensuitwisseling verloopt vaak moeizaak en kan een organisatie veel tijd en geld kosten. Toch hebben al deze zaken eigenlijk niets te maken met de kernactiviteiten van een organisatie. Dus waarom besteedt u ze niet uit?

Stelt u voor dat u ieder jaar vlak voor kerst in de auto stapt om kerstkaarten af te leveren bij familie en vrienden. Achtereenvolgens rijdt u naar Groningen, Eindhoven, Gorinchem en Middelburg. Vreemd? Ja, want u heeft wel wat beters te doen. Een kaartje sturen besteedt u uit aan een postbedrijf. Die kan dat immers veel sneller en efficiënter. Hierdoor kunt u zich bezighouden met uw kerntaken op dat moment: een kalkoen braden en de tafel dekken. Dat spreekt vanzelf, zou u denken. Bij veel organisaties werkt het echter nog anders.

Onhandig werk
Neem een willekeurige organisatie, bijvoorbeeld een pensioenadviseur, met even willekeurige werknemers. Het heeft een administratie, een postkamer en een printruimte. Binnenkomende facturen worden door administratiemedewerkers netjes uit de envelop gehaald, gedigitaliseerd en in het juiste mapje op de harde schijf opgeslagen. Hierdoor zijn de facturen later gemakkelijk vindbaar. Daarnaast krijgt de postkamer iedere dag honderden brieven binnen. Deze worden door een medewerker gesorteerd en gedistribueerd binnen de organisatie. De pensioenadviseurs krijgen op hun beurt verzoeken van klanten die hun polis willen ontvangen. De polis moeten ze opzoeken, om ze vervolgens te printen en op te sturen. Al deze bovenstaande handelingen hebben niets te maken met de kerntaken van deze organisatie: klanten adviseren over hun pensioen. Feitelijk hebben de medewerkers op de administratie en de postkamer niets te maken met de kernactiviteiten van de organisatie. Ze zouden hetzelfde werk, zonder omscholing, net zo goed kunnen doen bij een producent van fietspompen.

Arbeidsproductiviteit
Administratie- en postkamermedewerkers staan op de loonlijst en moeten iedere maand weer worden betaald, ongeacht de drukte of het aantal brieven dat er per dag binnenkomt. Het verwerken van de post, de facturen en het printen van documenten zijn vaste kosten en blijven dus op hetzelfde niveau. Daarnaast is er nog de kwestie van arbeidsproductiviteit. De pensioenadviseur die een half uur bezig is met het zoeken naar en printen van een document had in diezelfde tijd ook een klant kunnen voorzien van advies over zijn/haar oude dag. Het liefst houdt de pensioenadviseur zich helemaal niet bezig met werkzaamheden die niets te maken hebben met waarvoor hij is opgeleid. Toch gaan er iedere dag uren verloren aan randzaken. Voor de organisatie zelf betekent deze manier van werken een investering in randapparatuur als printers en kopieermachines. En als ze wil overgaan van enkelzijdig naar dubbelzijdig printen, omdat het goedkoper en beter voor het milieu is, moet het management bijna een hele cultuurverandering teweeg brengen. Want medewerkers die hun hele leven gewend zijn enkelzijdig te printen, gaan niet zomaar over op dubbelzijdig afdrukken. Daarom is het voor veel organisaties moeilijk om op het gebied van documentbeheer een efficiencyslag te maken: ze moeten de manier van werken van hun werknemers zien te veranderen.

Uitbesteden
Dus waarom zou u al die taken niet uitbesteden aan een externe partij die gespecialiseerd is in documentverwerking? Uitbesteding voelt voor veel bedrijven niet logisch. Ze doen het immers al jaren op deze manier. Ook voelen ze zich er vaak wat ongemakkelijk bij. Het is alsof ze een belangrijk deel van hun huishouding in de handen van een vreemde leggen. Alles zelf in de hand hebben geeft een veilig gevoel. Maar als de koudwatervrees is overwonnen, blijkt al snel wat de voordelen van outsourcing zijn. Ten eerste worden vaste kosten zoveel mogelijk variabel gemaakt. De organisatie betaalt slecht per afgenomen dienst. Als er bijvoorbeeld dertig brieven in plaats van tachtig binnenkomen, betaalt de organisatie enkel voor de verwerking van die dertig brieven. Ten tweede levert het een stijging van de arbeidsproductiviteit op. De adviseurs uit onze voorbeeldorganisatie hoeven niet meer voor iedere klant apart een polis uit te draaien. In plaats daarvan worden alle verzoeken op een hoop gegooid en in één keer uitgedraaid en opgestuurd. Dat is efficiënter en de adviseur kan zich volledig concentreren op waar hij goed in is. Ten derde hoeft de organisatie niet langer te investeren in randapparatuur, als printers en kopieerapparaten, en kennis opdoen om met deze apparatuur om te gaan. Met outsourcing haalt de organisatie de meest recente kennis over documentbeheer in huis. Maar het allerbelangrijkste voordeel is dat de organisatie zich volledig kan concentreren op haar kernactiviteiten, want daar is ze tenslotte toch het beste in. Zoals u zich ook met kerst niet druk hoeft te maken over die kerstkaarten, maar alle aandacht aan de kalkoen kunt besteden.



Coenen Concept bouwt tandartspraktijk in Veldhoven

‘Interieur draagt bij aan optimale dienstverlening 5504 Mondzorg’

‘Niets is onmogelijk’. Dat is het motto van Lars van Breukelen.

Mkb’ers ontdek het internationaal talent in de regio!

What about the spouses?

Eindhoven gloeit nog na van twee prachtige, drukbezochte evenementen: DDW en Glow. De regio leeft en bruist, bloeit en groeit, onderneemt en innoveert en de toekomst lacht ons tegemoet.

Wim van Wessel maakt Wesco toekomstbestendig

Eigenwijze visie en werkwijze werpen vruchten af in schoonmaakbranche

De schoonmaakbranche is volop in beweging.

De duidelijke meerwaarde van Ergon-medewerkers

‘Ik zou willen dat ik er meer kon aannemen’

Bij het horen van de naam Ergon, denken veel mensen al snel aan de schoffelaars in de gemeenteplantsoenen.

Meten is weten

Nul40 on- en offline mediabureau in Eindhoven

‘Onze klanten hebben altijd rechtstreeks contact met senior adviseurs’