• Ruimtebesparing door actief beleid
22 januari 2009
22 jan 2009

Ruimtebesparing door actief beleid

We komen er bij voorbaat niet zo graag. Die plekken in het gebouw die de minste aandacht krijgen. Daar waar het vaak vochtig en donker is. Het zijn de plekken waar een bepaalde rust heerst en maar weinig activiteiten plaatsvinden. Dat is natuurlijk niet zo vreemd gezien de opslag die op die plekken gerealiseerd is. Het zijn echter wel vierkante meters. Vaak dure vierkante meters. Vierkante meters aan ruimte die voor andere, misschien wel belangrijker zaken gebruikt kunnen worden. Voor kantoorruimte of voor de opslag van spullen die wel in de directe omgeving moeten zijn.

We spreken hier over kelders en zolders van gebouwen waar archief ligt opgeslagen. Archief in stellingen, in dozen, op pallets en meer van die opslag methoden. Archief dat al jaren oud is en niet of nauwelijks meer wordt geraadpleegd. Archief waar niemand zich graag mee bezig houdt. Archief dat gemeden wordt. Wat veel gebeurt is dat dit soort archieven domweg buiten de deur worden geplaatst. Extern opgeslagen bij gespecialiseerde bedrijven, in speciale opslag. Daarmee is natuurlijk op zichzelf niets mis. Indien die gespecialiseerde bedrijven goede zorg besteden aan opslagomstandigheden. Dus als de klimatologische omstandigheden goed zijn, de toegang tot de opslagruimte beperkt is tot geautoriseerde medewerkers, de beveiliging tegen braak en calamiteiten optimaal is, dan is uitbesteding een goede optie. Misschien nog wel beter en veiliger dan in de organisatie zelf. In de meeste gevallen is de prijs van opslag de aanleiding. Domweg buiten de deur geplaatst omdat deze methode erg kostbaar kan zijn. Niet omdat de vierkante meterprijs zo hoog is. Maar domweg en dus kostbaar omdat veel van die archieven gesaneerd hadden kunnen worden. Saneren door een goede selectie van de archiefdelen en een scheiding van te vernietigen en over te dragen delen. Een sanering die zodanig plaats vindt dat uitsluitend de essentie wordt overgebracht.

Selectiedocument
Veel archieven kennen geen selectiedocument waaruit kan worden afgeleid hoe lang bewaartermijnen gelden. Dus ook op welk moment archiefdelen vernietigd kunnen worden. Zonder dat beleidsdocument wenst niemand zijn vingers aan vernietiging te branden. Die verantwoording is voor de meeste stervelingen gewoon te groot. Archieven zijn over het algemeen anders geordend dan dat de selectielijsten aangeven. Selectie en vernietiging kan daardoor niet op eenvoudige manier geschieden. Daardoor worden die archieven integraal overgedragen en opgeslagen. Als het archief wel geschoond wordt, levert dat voor de organisatie veel winst op. Winst in ruimte, in beheer en dus in de kosten van uitbesteding. Dat geldt overigens net zo goed voor digitaal archief, maar dat terzijde. Er zijn vele redenen om regelmatig te schonen. Wat niet is, behoeft geen beheer en zorg en dat levert financiële winst op. Zoeken in kleinere hoeveelheden archief is eenvoudiger, sneller en dus goedkoper. Gepermitteerd vernietigde archieven kunnen door derden, als bijvoorbeeld de fiscus, niet meer als bewijs gebruikt worden tegen de eigen organisatie. Allemaal voorbeelden die in het voordeel werken van het bedrijf. Dus pleiten we er voor uw archieven te schonen en tijdig te vernietigen. Om kosten te sparen, om aansprakelijkheden te vermijden en om ruimte te besparen. Kostbare ruimte. Om dat vernietigen verantwoord te kunnen uitvoeren heeft u professionals nodig. Die profs kunnen zich gesteund voelen door een onlangs verschenen boekje. ‘Selectiecriteria voor bewaartermijnen’, een uitgave van de NVBA geeft richtlijnen voor selectie en vernietiging van archieven. Archieven en documentaire informatiebestanden in analoge en digitale vorm. Want de vorm waarin u uw informatie bewaard is in feite niet relevant. Het gaat erom hoe u het organiseert.

Beleidsdocument
In samenspraak met alle betrokkenen kan een beleidsdocument opgesteld worden die een kader geeft voor archiefbeleid. Het archiefplan bevat alle voorwaarden die aan goed archiefbeheer worden gesteld. Dus ook aan digitaal beheer. Het Selectie Document maakt deel uit van het beleid. Door het opstellen van het Selectie Document kan regelmatig en structureel gesaneerd worden. Goede procedures en instructies helpen het personeel bij de uitvoering. Goede controle en audits zorgen ervoor dat het geheel binnen het zorgplan van de organisatie past. Dan maakt archiefbeleid gewoon deel uit van de bedrijfsprocessen. Hoe het ook zij, er zal een inventarisatie gemaakt moeten worden van de ‘te vernietigen’ bestanden. Die bestanden worden vervolgens gewaarmerkt en op een ‘Procesverbaal van vernietiging’ geplaatst. Het Procesverbaal wordt aangeboden aan de leiding die geautoriseerd is voor het goedkeuren van de voorgestelde vernietiging. Meestal is dit de documenteigenaar. Maar gezien de toename van informatie in systemen in de vorm van data zal er niet meer sprake zijn van één eigenaar en is goedkeur op hoger niveau noodzakelijk. Na goedkeur gaan de fysieke bestanden uit de schappen om af te voeren. Rolcontainers voldoen uitermate goed voor dit doel. Omdat de vragen altijd komen op het moment dat de bestanden klaar staan voor transport, is het raadzaam bij te houden welke informatie in welke rolcontainer zit. Dan is het eventueel gemakkelijk terug te vinden. Voor digitale informatie betekent dit dat de betreffende informatie uit de bestanden gehaald moet worden. In vele gevallen doet de archiefmedewerker dat zelf. Anders de bestandsbeheerder. Hier is het raadzaam de, voor vernietiging in aanmerking komende bestanden, eerst apart te zetten. Op een andere drager. Voor bestanden die kritisch zijn kan het nodig zijn de ICT-afdeling te verzoeken de informatie uit de back-up te verwijderen.

Uitbesteding
Vernietiging kan in huis gebeuren, maar gezien de benodigde speciale apparatuur en /of de grote hoeveelheden is uitbesteding een voor de hand liggende keuze. Archiefvernietiging en datavernietiging is voor een aantal dienstverleners core business. De dienstverlener handelt conform de verantwoordelijkheden die horen bij het omgaan met vertrouwelijke gegevens. Dat wordt niet alleen geregeld vanuit de nationale en internationale wetgeving. Maar dat eist ook elke erkende organisatie of bedrijf. Om hieraan te voldoen werkt de dienstverlener volgens de hoogste internationale standaard. Of het nu gaat om vertrouwelijk papier, diskettes, cd-rom’s, tapes of harde schijven. Voor elke materiaalsoort heeft men het juiste inzamelmiddel en de geschikte vernietigingsapparatuur. Het belangrijkste kenmerk van vernietiging is het gesloten systeem. Hierdoor wordt alle veiligheid gegarandeerd. Na een grondige inventarisatie en selectie van archief kan de papiervernietiging en/of datavernietiging Plaatsvinden. Daarvoor komen speciale veiligheidscontainers, waarin het materiaal gedeponeerd kan worden. Voor het afvoeren van containers komen uitsluitend voertuigen in aanmerking met een gesloten veiligheidsopbouw. Ook de ledigingen van de containers geschiedt geheel afgesloten in het speciaal ontwikkeld voertuig. Op de vernietigingslocatie aangekomen rijdt de auto eerst een sluis binnen. De buitendeuren sluiten waarna de deuren naar de beveiligde vernietigingsruimte openen. Hier worden de te vernietigen materialen gestort. En vindt de vernietiging plaats conform de DIN norm 32 757. Elke stap in het proces wordt gedocumenteerd. Na de vernietiging ontvangt de klant een garantiecertificaat. Hierin wordt verwezen naar de vernietiging conform de eisen gesteld in de Europese Richtlijnen en de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Daar waar mogelijk worden de restmaterialen ingezet voor recycling.



Coenen Concept bouwt tandartspraktijk in Veldhoven

‘Interieur draagt bij aan optimale dienstverlening 5504 Mondzorg’

‘Niets is onmogelijk’. Dat is het motto van Lars van Breukelen.

Mkb’ers ontdek het internationaal talent in de regio!

What about the spouses?

Eindhoven gloeit nog na van twee prachtige, drukbezochte evenementen: DDW en Glow. De regio leeft en bruist, bloeit en groeit, onderneemt en innoveert en de toekomst lacht ons tegemoet.

Wim van Wessel maakt Wesco toekomstbestendig

Eigenwijze visie en werkwijze werpen vruchten af in schoonmaakbranche

De schoonmaakbranche is volop in beweging.

De duidelijke meerwaarde van Ergon-medewerkers

‘Ik zou willen dat ik er meer kon aannemen’

Bij het horen van de naam Ergon, denken veel mensen al snel aan de schoffelaars in de gemeenteplantsoenen.

Meten is weten

Nul40 on- en offline mediabureau in Eindhoven

‘Onze klanten hebben altijd rechtstreeks contact met senior adviseurs’