• Facilitair manager in de fout met digitale contracten
22 november 2005
22 nov 2005

Facilitair manager in de fout met digitale contracten

Het bedrijfsleven is onbekend met de regels omtrent digitaal contracteren. Door contracten af te sluiten op een wijze die wettelijk niet door de beugel kan, lopen bedrijven veel risico. Met cursussen door het hele land, proberen Erwin van der Wiel, advocaat en partner bij Lexence en Mark van Wouw, advocaat bij Krans & Van Hilten Advocaten, facilitair managers te wijzen op de gevaren van (digitaal) contracteren.

Vijfennegentig procent van de bedrijven gaat in de fout bij het digitaal afsluiten van een contract. Van Wouw: ‘De regels bij digitaal contracteren zijn heel anders dan de regels bij papieren contracten, waarbij twee directieleden aan tafel een handtekening zetten. De materie is complex. De regels voor het afsluiten van een contract via e-mail zijn weer anders dan de regels die gelden voor het afsluiten van een contract via een website.’ Van Wouw maakt onderscheid tussen een facilitair bedrijf als aanbieder van een dienst en een facilitair bedrijf aan de vraagkant. ‘Op het moment dat een aanbieder de website inzet als middel om zijn diensten aan te prijzen gelden er een aantal verplichtingen.’ De belangrijkste is hierbij de informatieverplichting. ‘Met het oog op transparantie is de aanbieder wettelijk verplicht duidelijke contactgegevens op de website zetten.’ Op het moment dat via de website een contract kan worden aangegaan, heeft het aanbiedende bedrijf aanvullende informatieverplichtingen. ‘De aanbieder moet de afnemer actief informeren over diverse wettelijk vastgelegde aspecten van de overeenkomst.’ In de praktijk gebeurt dit vaak door de afnemer op een bevestigingsbutton te laten drukken. Zodra een opdracht wordt verleend, dient de aanbieder dit zo spoedig mogelijk aan de afnemer te bevestigen. ‘Er zijn echter ook gevallen waarin de opdracht niet bevestigd wordt. Dan kan de afnemer er later eenvoudig onderuit.' Indien niet aan bovenstaande regels wordt voldaan, kan de afnemende partij eenvoudig het contract ontbinden. Het is voor veel bedrijven echter bezwaarlijk om hun website zo in te richten dat aan de wettelijke verplichtingen wordt voldaan. Van Wouw adviseert aanbieders daarom om ‘een afwijking van de wet in het contract op te nemen.’

Valkuilen

Bij mails met vertrouwelijke informatie is het versleutelen van de mail een optie. Het afsluiten van een papieren contract gebeurt al eeuwen. Toch zijn er met name wat betreft outsourcingscontracten een aantal valkuilen, aldus Erwin van der Wiel, advocaat en partner bij Lexence. De belangrijkste valkuil is dat bedrijven, die willen outsourcen, niet goed bepalen of ze het risico bij de uitvoerende partij leggen of dat ze een deel van het risico bij zichzelf houden. Dat laatste is natuurlijk goedkoper, maar niet altijd het beste.Een andere valkuil is dat facilitair managers bij een offerte vaak het bedrijf selecteren op basis van de prijs en niet op basis van ervaring en kwaliteit. ‘Vraag om referenties, vooral als het om een grote klus gaat. Wees alert als het prijsverschil tussen de nummers een en twee erg groot is. Het gaat om de vraag of zo’n bedrijf de klus wel aan kan.’. Daarnaast zijn contracten, die door een jurist zijn opgesteld, vaak onleesbaar voor de mensen op de werkvloer. ‘Door gebruik van moeilijke termen ontstaan vaak discussies over de vraag wat nu wel en niet bij de werkzaamheden behoort. De taal die in het contract gebruikt wordt, moet begrijpelijk zijn.’ Met name bij omvangrijke contracten, waarbij het gaat om de outsourcing van een veelheid van werkzaamheden zoals schoonmaak, beveiliging, catering en receptie, worden door bedrijven vaak delen uit diverse losse contracten aan elkaar geplakt. ‘Dan ontstaat er een contract vol zaken die elkaar tegenspreken. In de ene zin wordt gesproken van aanbieder A, in de andere zin van de onderneming B. Dit terwijl het in beide zinnen om dezelfde partij gaat. Heel onoverzichtelijk. Breng goede definities aan in een contract. Vooral bij meervoudige opdrachten.’

Clausules

Ook belangrijk is dat bedrijven clausules opnemen, bijvoorbeeld wat betreft meerwerk. ‘Neem een clausule op, waarin staat dat meerwerk altijd schriftelijk moet worden aangemeld en door wie. Omschrijf ook goed hoe de basiswerkzaamheden eruit zien, zodat je weet wat meerwerk is en wat niet.’ Van der Wiel adviseert facilitair managers ook goed te regelen wie wat doet.Indien het uitvoerend bedrijf schade veroorzaakt en onderverzekerd blijkt te zijn, kan de opdrachtgever opdraaien voor de schade. ‘Maak ook afspraken over de termijn van aansprakelijkheid nadat het werk is verricht. Bij schoonmaakwerk kun je snel controleren of de taak goed is uitgevoerd. Bij onderhoud van een verwarming is dat anders. Dat duurt minstens een seizoen en dan is de klachttermijn vaak alweer voorbij.’



Mercuri Urval is een internationale adviesorganisatie

Het corporate gevoel van een sympathieke headhunter

Als je een interview hebt bij Mercuri Urval met Marcel L’Herminez, komen er spontaan drie vragen bovendrijven.

Coenen Concept bouwt tandartspraktijk in Veldhoven

‘Interieur draagt bij aan optimale dienstverlening 5504 Mondzorg’

‘Niets is onmogelijk’. Dat is het motto van Lars van Breukelen.

Mkb’ers ontdek het internationaal talent in de regio!

What about the spouses?

Eindhoven gloeit nog na van twee prachtige, drukbezochte evenementen: DDW en Glow. De regio leeft en bruist, bloeit en groeit, onderneemt en innoveert en de toekomst lacht ons tegemoet.

Wim van Wessel maakt Wesco toekomstbestendig

Eigenwijze visie en werkwijze werpen vruchten af in schoonmaakbranche

De schoonmaakbranche is volop in beweging.

De duidelijke meerwaarde van Ergon-medewerkers

‘Ik zou willen dat ik er meer kon aannemen’

Bij het horen van de naam Ergon, denken veel mensen al snel aan de schoffelaars in de gemeenteplantsoenen.

Meten is weten

Nul40 on- en offline mediabureau in Eindhoven

‘Onze klanten hebben altijd rechtstreeks contact met senior adviseurs’