• Geen vertrouwelijke informatie in verkeerde handen
26 januari 2006
26 jan 2006

Geen vertrouwelijke informatie in verkeerde handen

Een zwaar bewaakt gevangeniscomplex? Een Amerikaanse ambassade in een Arabisch land? Een militair complex? Nee, niets van dit alles. Het gaat om het archiefvernietigingbedrijf Scherpenzeel in Utrecht. Het nieuwe, grote complex van de onderneming is omgeven door zware metalen poorten en hoge omheiningen. Het bedrijf is gespecialiseerd in vernietiging van vertrouwelijke papieren archieven. Dus wellicht toch niet zo vreemd, de strenge veiligheidsmaatregelen in het gebouw? 

Na gecontroleerd te zijn door een beveiligingsmedewerker, spreekt de verslaggever met  Henk de Gooijer, accountmanager, over de activiteiten van Scherpenzeel. ‘Wij kunnen ons gerust een van de modernste bedrijven op het gebied van archiefvernietiging noemen. In dit nieuwe gebouw is een grote, ultramoderne, speciaal voor ons ontworpen installatie geplaatst, waarmee in een hoog tempo aangevoerde archieven kunnen worden vernietigd. Hierdoor blijven  alleen stukjes papier over van maximaal 10 cm2, vertelt De Gooijer. Met nadruk wijst hij erop dat alle materiaal dat wordt aangevoerd binnen 24 uur is verwerkt.

Floppy’s
De manager verwacht dat de komende jaren, ondanks het toenemende aantal digitale archieven, de aanvoer van materiaal op papier zal groeien. ‘Ook als sprake is van een digitaal archief, zijn mensen er altijd nog toe geneigd om stukken uit te printen voordat ze er mee aan de slag gaan.’ Om toch voorbreid te zijn op ontwikkelingen in de toekomst worden in Utrecht inmiddels ook floppy’s, diskettes, cd-rom’s en dergelijke verwerkt tot snippers, zodat de vertrouwelijke informatie daarop niet in verkeerde handen terechtkomt. Van een deel van al het verwerkte materiaal worden briketten gemaakt die dienen als brandstof. Een groot deel wordt samengeperst in grote balen en wordt gebruikt voor de productie van nieuw papier. In totaal wordt door Scherpenzeel naar schatting 20.000 ton aangeboden materiaal verwerkt. De archieven worden verzameld door eigen medewerkers in speciale vrachtwagens. Bij klanten worden de containers geleegd waarin de papieren zijn gestort. Het gaat om verschillende soorten containers, vooral afhankelijk van de vertrouwelijkheid van het materiaal. Zo wordt onder meer gewerkt met zogenoemde securitycontainers met kantelslot..

Geautomatiseerd
Van de 65 medewerkers in dienst bij Scherpenzeel werken er slechts negen in de vestiging in Utrecht. De overigen zitten op het hoofdkantoor in Amsterdam of rijden op de vrachtwagens. Het verwerkingsproces is vrijwel geheel geautomatiseerd. Het is dan ook geen wonder dat bezoekers in de enorme hallen geen mens aan het werk ziet. Wie bij de onderneming aan de slag wil krijgt te maken met een aantal voorzorgsmaatregelen. ‘Onze medewerkers moeten een contract tekenen waarin zij akkoord gaan met een geheimhoudingsplicht, ze moeten een goed gedragsverklaring van de politie overleggen en ze krijgen te maken met een antecedentenonderzoek, dat regelmatig wordt herhaald. De klant moet er op kunnen rekenen dat uit zijn archief niets op straat terechtkomt’, verklaart De Gooijer..

Extern bureau
Hoe streng Scherpenzeel  let op het voorkomen dat informatie op straat terechtkomt, blijkt wel uit het feit dat het geen eigen medewerkers zijn die de controle uitvoeren. ‘Wij hebben daarvoor een beveiligingsbedrijf in dienst genomen. Zij zorgen dat geen onbevoegde het terrein kan betreden. Zij zorgen dat maar een deur tegelijk open kan. Staat een deur open, dan gaan alle anderen direct op slot. Ook staan verspreid over het terrein tientallen camera’s. Wij hebben bewust voor een extern bureau gekozen om het ‘ons kent ons gevoel’ te voorkomen’, aldus de accountmanager.
Ook in de hal waar de archieven worden vernietigd is, de beveiliging bijzonder streng. Buiten de medewerkers om, wordt niemand daar toegelaten. Ook bij rondleidingen krijgt men niet de gelegenheid bij de te verwerken archiefstukken in de buurt te komen. Klanten kunnen bepaalde eisen stellen. ‘Een enkeling wil absoluut zeker zijn dat materiaal van de aardbodem verdwijnt en eist bij de vernietiging aanwezig te zijn. Dat kan natuurlijk.’

Schoon
In vergelijking met oudere verwerkingsprocessen is het huidige zeer schoon. ‘Dankzij een zeer krachtige afzuiginstallatie komt niemand meer in aanraking met stof. Dit voorkomt ernstige gezondheidsklachten bij de medewerkers.’ Er is in een bedrijf waar zoveel papier wordt verwerkt, altijd een kans dat brand uitbreekt. Daar is ook rekening gehouden. Onder de werkvloer bevindt zich een groot bassin met daarin duizenden liters bluswater die bij brand direct kan worden gebruikt. Van de archiefvernietigingbedrijven behoort Scherpenzeel tot de zogeheten  CA-plus gecertificeerde ondernemingen. Daarbinnen zijn vier veiligheidsklassen mogelijk. Het bedrijf in Utrecht heeft de klasse 3.

 

Johan Winkelhorst 



Mercuri Urval is een internationale adviesorganisatie

Het corporate gevoel van een sympathieke headhunter

Als je een interview hebt bij Mercuri Urval met Marcel L’Herminez, komen er spontaan drie vragen bovendrijven.

Coenen Concept bouwt tandartspraktijk in Veldhoven

‘Interieur draagt bij aan optimale dienstverlening 5504 Mondzorg’

‘Niets is onmogelijk’. Dat is het motto van Lars van Breukelen.

Mkb’ers ontdek het internationaal talent in de regio!

What about the spouses?

Eindhoven gloeit nog na van twee prachtige, drukbezochte evenementen: DDW en Glow. De regio leeft en bruist, bloeit en groeit, onderneemt en innoveert en de toekomst lacht ons tegemoet.

Wim van Wessel maakt Wesco toekomstbestendig

Eigenwijze visie en werkwijze werpen vruchten af in schoonmaakbranche

De schoonmaakbranche is volop in beweging.

De duidelijke meerwaarde van Ergon-medewerkers

‘Ik zou willen dat ik er meer kon aannemen’

Bij het horen van de naam Ergon, denken veel mensen al snel aan de schoffelaars in de gemeenteplantsoenen.

Meten is weten

Nul40 on- en offline mediabureau in Eindhoven

‘Onze klanten hebben altijd rechtstreeks contact met senior adviseurs’